U dostawcy usługi
Pytanie trafia do zewnętrznej usługi. Trzeba określić, jakie dane wolno wysłać i na jakich warunkach.
Gdy zasady firmy pozwalają korzystać z usługi zewnętrznej.
Odpowiedzi z dokumentów Twojej firmy.
Budujemy asystentów, którzy korzystają z wybranych materiałów firmy. Sprawdzamy źródła, możliwości ograniczenia dostępu i miejsce przetwarzania danych.
Przykład pracy z dokumentem
Jak zgłosić reklamację?
Zgłoszenie przyjmuje zespół obsługi. Potrzebny jest numer zamówienia i opis problemu.
Źródło odpowiedzi: instrukcja obsługi reklamacji · przykład
Asystent potrzebuje aktualnych źródeł.
Sama liczba plików nie przesądza o jakości odpowiedzi. Ważne jest, które dokumenty obowiązują, kto może je czytać i kto poprawia nieaktualną informację.
Wybór materiałów. Na start można wybrać jeden temat, na przykład obsługę reklamacji, i dokumenty zatwierdzone przez osobę odpowiedzialną.
Właściciel treści. Firma wskazuje osobę, która akceptuje zmiany w instrukcji; asystent powinien korzystać z nowej wersji po aktualizacji.
Uprawnienia. Sprawdzamy, czy używane źródła i połączenia pozwalają zachować podział dostępu. Jeśli nie, ograniczamy zakres materiałów albo dobieramy inne rozwiązanie.
Gdzie przetwarzane są pytania i dokumenty?
Wybór zależy od zasad pracy z danymi, jakości odpowiedzi i możliwości utrzymania rozwiązania.
W wydzielonym środowisku
Firma ma większą kontrolę nad dostępem i miejscem przetwarzania, nadal korzystając z chmury.
Gdy potrzebna jest wydzielona infrastruktura bez utrzymywania własnych serwerów.
Na serwerach firmy
Model i dokumenty mogą działać lokalnie. Potrzebne są sprzęt, aktualizacje i opieka.
Gdy zasady firmy wymagają przetwarzania na własnych serwerach.
Właściwa odpowiedź dla właściwej osoby.
Ustalamy, kto może korzystać z danego dokumentu i kto odpowiada za jego aktualizację. Przed uruchomieniem sprawdzamy ograniczenia dostępu w wybranym rozwiązaniu.
Testujemy także pytania niejasne i takie, na które materiały nie zawierają odpowiedzi.
Jak sprawdzamy odpowiedzi?
Próbna wersja dostaje pytania od osób, które znają temat. Oceniają odpowiedź, źródło i to, czy w danym przypadku asystent powinien odpowiedzieć.
Pytanie z odpowiedzią w dokumencie
Asystent powinien wskazać właściwą informację i umożliwić otwarcie źródła.
Pytanie bez odpowiedzi
Sprawdzamy, czy narzędzie nie dopowiada reguły, której nie ma w zatwierdzonych materiałach.
Pytanie spoza uprawnień
Osoba bez dostępu nie powinna zobaczyć treści ani fragmentu chronionego dokumentu.
Częste pytania
Czy prywatny asystent musi działać na naszym serwerze?
Nie. Asystent może działać u dostawcy usługi albo na serwerach firmy. Sprawdzamy wymagania dotyczące danych, jakość odpowiedzi i sposób utrzymania.
Skąd wiemy, że odpowiedź jest poprawna?
Asystent powinien wskazać materiał źródłowy, a użytkownik zweryfikować ważne informacje. Testujemy także sytuacje, w których źródła nie zawierają odpowiedzi.
Kto może widzieć dokumenty w asystencie?
Dostęp projektujemy według ról i obowiązujących zasad firmy. Sprawdzamy, czy użytkownik nie otrzymuje odpowiedzi opartych na materiałach, do których nie powinien mieć dostępu.
Co dzieje się, gdy dokument się zmienia?
Ustalamy, kto zatwierdza źródła, jak aktualizować materiały i kiedy ponownie sprawdzać odpowiedzi. Samo dodanie pliku nie zastępuje opieki nad wiedzą.